ASA

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ASA BEAUTY, das Modul für die Verwaltung der Termine Ihrer Beauty Farm, und das Modul IACBOX, für die Zugangskontrolle des Internet.

ASA HOTEL ist ein modular aufgebautes Softwarepaket. Es wird in fünf unterschiedlichen Versionen angeboten (1 bis 5 Sterne), welche durch Zusatzmodule erweitert werden können. Je nach Version und Modulausstattung hat ASA HOTEL folgenden Module:

Leistungsumfang:

• Allgemein - mehrbetriebsfähig
• mehrsprachig
• beliebig viele Dokumentsprachen
• individuell konfigurierbare Ansicht der Daten
• integrierte Online-Hilfe
• ausgefeilte Benutzer- und Rechteverwaltung

Gästespezifische Verwaltung

• Anbindung an internationale Reservierungssysteme (OTA – OpenTravel Alliance)
• höchste Flexibilität in der Preisgestaltung
• Reservierungsassistent zur optimalen Zimmerbelegung
• beliebig viele Rechnungen und Anzahlungen pro Reservierung
• alle Zimmerplanoperationen mit einfachen Mausklicks
• effiziente Datenpflege durch ein zentrales Adressenarchiv für Gäste, Firmenkunden und Lieferanten [auch betriebsübergreifend]
• vollautomatisch individualisierbare Einzel- und Serienbriefe mit Historie
• E-Mail- und SMS-Versand
• elektronische Gästemeldung

Echtzeit-Schnittstellen zu externen Hardwaresystemen

• Telefonanlage
• Registrierkassa
• Schließsystem
• Internet-Zugang
• Pay-TV
• Heizung
• Minibar

Integration spezieller Abteilungen

• Integrierte Beauty-/Spa-Verwaltung
• Integriertes Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung)

Zimmerplan
Der grafische Zimmerplan ist das Kernstück der Hotelverwaltung. Er ermöglicht einen komfortablen Zugriff auf alle gästerelevanten Daten und Prozesse wie Reservierung, Check-In/Check-Out, Zimmerwechsel, Abrechnung usw.

• Der grafische Aufbau ermöglicht das rasche Zuweisen von Zimmern mit der Maus.
• Die übersichtliche Gliederung des Zimmerplanes ermöglicht dem Hotelteam auch in Stresssituationen ein rasches und sicheres Arbeiten.
• Im Hintergrund laufende Kontrollmechanismen stellen eine korrekte Dateneingabe sicher.

Gästemanagement
Eine sorgfältig geführte Gästekartei erfüllt mehrere Aufgaben. Sie ist die Basis für

• die optimalen Betreuung des Gastes,
• zielgruppengerichtetes Marketing und
• die Prozessoptimierung im Hotelbetrieb selbst.

Das ASA Gästemanagement ist intuitiv bedienbar, es beinhaltet standardmäßig die Eingabefelder für alle relevanten Informationen, die bei Bedarf flexibel erweitert werden können.

Produkte
Die Vermarktung der Produkte zählt in einem global vernetzten Umfeld zu den strategischen Herausforderungen eines Hotelunternehmens. Die Aufgabe der Hotelsoftware besteht darin, den einzelnen Vermarktungssystemen exakt die benötigten Daten zu liefern. ASA HOTEL bietet dazu einen flexiblen Ansatz, der es dem Hotel ermöglicht, die verschiedenen Vertriebskanäle gezielt zu bedienen. In der Standardausführung richtet sich ASA HOTEL nach der Touristischen Informations-Norm (TIN).
Konkret heißt das, dass zunächst die Rahmenbedingungen für die einzelnen Produkte festgelegt werden:

• Vermarktungstyp (z.B. Standardprodukte, Produkte für Touristikunternehmen)
• Saisonen (je nach Vermarktungstyp getrennt definierbar)
• Kategorien (z.B. EZ, DZ, DZ Seeblick)
• Aufenthaltsdauer (z.B. Tagespreis, Wochenpreis)
• Verpflegungsarten (ÜB, ÜF, HP, VP)
• Alter des Gastes (Basispreis abzüglich eventueller Kinderermäßigungen)
• Zusatzleistungen (z.B. Garage, Hund)

Danach werden die einzelnen Komponenten zu einem Produktraster zusammengefasst. Wenn nun im grafischen Zimmerplan eine Buchung eingegeben wird, weist ASA HOTEL im Hintergrund und vollautomatisch die richtigen Produkte zu, auch wenn es sich um spezielle Situationen handelt, wie Buchungen über Saisonsgrenzen hinweg oder den Wechsel in eine andere Zimmerkategorie.
Die Definition der Produkte ist – neben dem vermarktungstechnischen Aspekt – eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit, um Buchungen und Abrechnungen rasch und fehlerfrei abwickeln zu können.

Beautyverwaltung
Mit seiner Verwaltung des Beautybereiches ist ASA HOTEL die die erste Wahl auch für Hotels mit Wellness-/Beauty-/Spa-Abteilungen.

• Durch die volle Integration in ASA HOTEL kann sowohl an der Rezeption als auch in der Abteilung gebucht werden.
• Jede Buchung oder Änderung ist sofort an allen Arbeitsplätzen ersichtlich.
• Bei Hausgästen erfolgt die Aufbuchung direkt und in Echtzeit auf die Zimmerrechnung.
• Für Tagesgäste gibt es ein eigenes Verwaltungsprozedere mitsamt Rechnungsdruck.
• Es besteht ein genauer Überblick über freies Personal und freie Kabinen.
• Ein Buchungsassistent unterstützt eine optimale Auslastung der Kabinen.
• Die Software ermöglicht eine umfassende Personalverwaltung.
• Der Produktverkauf ist direkt an den Lagerbestand gekoppelt.
• Statistische Auswertungen unterstützen die Unternehmensleitung bei Entscheidungen im des Wellness-/Beauty-/Spa-Bereiche.

Ein zentraler Vorteil von ASA ist die volle Integration des Beauty-Moduls in die Hotelverwaltung. Das bedeutet in der Praxis, dass alle gästespezifischen Daten sowohl der Rezeption als auch der Wellness-/Beauty-/Spa-Abteilung zur Verfügung stehen. (Bei herkömmlichen getrennten Systemen müssen die Daten zwischen der Hotelverwaltung und der Beautyverwaltung über Schnittstellen ausgetauscht werden, was zu Informations- und Zeitverlusten führen kann.)
ASA HOTEL bietet durch die voll integrierte Beautyverwaltung ein Maximum an Effizienz, Komfort und Zuverlässigkeit.




Rechnungswesen
ASA HOTEL beinhaltet ein voll integriertes Modul für das betriebliche Rechnungswesen. Dieses Modul ergänzt die (verkaufsorientierte) Hotel-Basis um eine buchhalterische Gesamtverwaltung des Unternehmens, die sowohl die Einnahmen- als auch die Ausgabenseite voll abbildet und dem Management jederzeit einen Gesamtüberblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens gibt.
Es handelt sich bei diesem Modul um eine ausgereifte Buchhaltung (mit Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung), welche in anderen Branchen vom Joint-Venture-Partner Pro Data unter dem Markennamen „Ombis“ vertrieben wird. Die Integration des Rechnungswesens in die Hotelverwaltungssoftware bietet mehrere Vorteile:

• Durch die Integration ist kein Abgleich redundanter Stammdaten notwendig.
• Adressdaten werden nur einmal eingegeben und stehen dann in allen Menüpunkten zur Verfügung.
• Rechnungen, offene Posten, Tagesinkasso usw. werden automatisch in die Buchhaltung übernommen.
•  Aussehen und Bedienung (Look & Feel) des Rechnungswesens sind gleich wie beim Hotelprogramm.

Schnittstellen zu externen Systemen
Ein moderner Hotelbetrieb verfügt über eine komplexe technische Infrastruktur, deren Einbindung in die Hotelsoftware in Echtzeit erfolgen sollte, damit zu jedem Zeitpunkt eine vollständige Abrechnung mit dem Gast durchgeführt werden kann.
ASA HOTEL ermöglicht einen Datenaustausch in Echtzeit mit allen relevanten Systemen:

• Telefonanlagen
• Registrierkassen
• Schließsysteme
• Internet-Zugang
• Pay-TV
• Minibar
• Heizung

Die Telefonanlagen-Schnittstelle
Über die Schnittstelle zwischen Hotelprogramm und Telefonanlage werden alle während des Aufenthalts anfallenden Gebühren automatisch auf die Zimmerrechnung übertragen.
Je nach Ausstattungsmerkmalen der Telefonanlage sind folgende weiteren Features möglich:

• Freigabe des Telefons beim Check-In, Sperre beim Check-Out
• Automatische Steuerung der Weckzeiten
• Statusanzeige im Zimmerplan mittels Telefoncode durch Reinigungspersonal (z.B. sauber, schmutzig, Reinigungspersonal am Zimmer)
• Übermittlung der Konsumationen aus der Minibar mittels Telefoncode durch Reinigungspersonal

Die Kassen-Schnittstelle
Die von den Gästen konsumierten Extras werden durch die Schnittstellenverbindung zwischen Kassensystem und Hotelprogramm in Echtzeit auf das entsprechende Gästekonto übertragen.

Die Schließsystem-Schnittstelle
Auch zu verschiedenen Schließsystemen steht eine Schnittstelle mit automatischer Programmierung der Zimmerschlüssel beim Check-In zur Verfügung.
Es besteht – je nach Schließsystem – auch die Möglichkeit, dem Gast beim Betreten von Räumen, deren Benutzung kostenpflichtig ist (z.B. Sauna, Fitnessraum), den Betrag automatisch auf sein Konto zu verbuchen.

Internet-Zugang
Der Internet-Zugang wird in der Regel über ein eigenes Gästenetzwerk geregelt, für das der Gast eine Zugangskennung erhält. Anhand dieser können Benutzungsdauer und Uhrzeit automatisch an ASA HOTEL übermittelt werden.

Pay-TV
Anhand eines Zugangscodes hat jeder Gast die Möglichkeit, Pay-TV-Dienste in Anspruch zu nehmen.

Minibar
Zum Übertragen der Konsumationen aus der Minibar gibt es zwei Möglichkeiten:

• Die Reinigungskraft gibt über das Zimmertelefon die Codes der konsumierten Produkte ein, welche automatisch auf das Konto des Gastes gebucht werden.
• Die Minibar wird von einem spezialisierten System verwaltet, das über eine entsprechende Schnittstelle mit dem Hotelprogramm verbunden ist.

Heizung
Über eine Datenschnittstelle können Heizungen so rechtzeitig eingeschaltet werden, dass beim Eintreffen des Gastes die gewünschte Temperatur erreicht ist.